9 Sebab Mengapa Email Anda Masuk ke Folder Spam [ Melayu ]
‘Email Marketing’ (pemasaran email) ialah cara yang bagus untuk mendapatkan pelanggan dan membesarkan perniagaan anda. Kajian menunjukkan sebanyak 60% orang menyatakan bahawa ’email marketing’ mampu mempengaruhi keputusan dalam pembelian. Namun, ianya semakin sukar untuk memastikan email anda berjaya dihantar ke inbox orang ramai kerana privasi dan peraturan keselamatan terkini.
Jika email anda masuk ke spam, jangan risau. Anda boleh tangani masalah ini dengan mengikuti beberapa tips yang mudah. Tips-tips ini akan meningkatkan kadar penghantaran email dan memperkukuh lagi impak kempen anda.
Dalam panduan ini, kami akan menerangkan mengapa email anda kerap masuk ke folder spam dan cara menangani masalah tersebut.
Dilema Spam untuk ‘Email Marketers’
Dari 2019 hingga 2023, kira-kira 60 bilion email spam akan dihantar setiap hari. Hal ini menjengkelkan pengguna dan menyukarkan para ’email marketers’ yang sebenar. Kira-kira 20% jumlah email tidak pernah sampai ke inbox masuk yang betul, bermakna, anda tidak dapat mencapai semua pelanggan anda. ‘Email Marketing’ boleh menjana banyak duit, jadi ia amatlah penting untuk memastikan email anda tidak termasuk dalam kategori 20% yang gagal tersebut. Setiap email yang dihantar ke spam adalah satu pembaziran dan peluang yang terlepas untuk berhubung dengan pelanggan.
Berita baiknya ialah terdapat banyak cara untuk mengelakkan email anda daripada folder spam, dan kebanyakannya ialah mudah sahaja untuk dilakukan. Seterusnya, kita akan melihat punca2 mengapa email anda ditandakan sebagai spam dan cara mengelakkan kesilapan ini.
Apakah Punca Yang Menyebabkan Email Anda Masuk ke SPAM? (9 Sebab Utama)
Email boleh ditandakan sebagai spam atas pelbagai sebab, contohnya daripada penggunaan kata kunci (keywords) tertentu yang mengaktifkan penapis spam dan isu-isu berkaitan mendapatkan kebenaran penghantar.
Mari kita teliti beberapa situasi yang paling kerap berlaku dan bincangkan strategi untuk memastikan mesej anda berjaya sampai ke inbox utama penerima anda.
- Orang Menandakan Email Anda Sebagai Spam
- Tidak Mengikuti Praktik Email (Email Practices) HTML yang Baik
- Tajuk E-mel Anda Mengelirukan atau Menggunakan Perkataan yang Kelihatan Seperti Spam
- Tiada Kebenaran/Izin Penerima
- Kandungan yang Mencetuskan Penapis Spam (Perkataan yang kelihatan seperti spam)
- Anda Tidak Memasukkan Pilihan Berhenti Langganan (Unsubscribe Option)
- Maklumat ‘Daripada’ yang Tidak Tepat atau Mengelirukan
- Anda Belum Setup Pengesahan Email dengan Betul
- Memasukkan Terlalu Banyak Lampiran (Attachments)
1. Orang Menandakan Email Anda Sebagai Spam
Sebab utama email anda masuk ke spam ialah kerana orang mengatakan ia adalah spam.
Walaupun email anda bagus dan orang telah mendaftar untuk menerimanya, mereka mungkin masih menandakannya sebagai spam untuk membersihkan inbox mereka. Mereka juga mungkin terlupa sebab mengapa mereka mendaftar atau telah membuat kesilapan.
Jika ramai orang menandakan email anda sebagai spam, perkhidmatan email (email services) mungkin akan mula menghantar semua email anda ke folder spam secara automatik (penapis spam). Hal ini boleh berlaku walaupun kepada orang yang tidak menandakan anda sebagai spam. Kes ini sering berlaku dengan Gmail, Outlook, Yahoo, dan perkhidmatan email lain yang menggunakan program komputer pintar.
Sebaik sahaja anda menghantar email, anda tidak boleh menghalang seseorang itu daripada menandakannya sebagai spam. Tetapi anda boleh membuat email yang bagus dan mengikuti peraturan yang baik untuk mengurangkan kemungkinan orang menganggap email anda sebagai spam. Ini boleh membantu mengurangkan bilangan orang yang menandakan email anda sebagai spam dengan sengaja. Kita akan bincangkan cara melakukannya kemudian.
2. Tidak Mengikuti Praktik Email (Email Practices) HTML yang Baik
Walaupun email teks biasa adalah mudah, ia mungkin tidak sesuai untuk semua perniagaan, terutamanya platform e-commerce, kerana ia sering menghasilkan engagement yang lebih rendah. Email yang mempunyai penjenamaan, visual, dan elemen HTML lain pula sering mendapat lebih ramai orang untuk cenderung membacanya.
Apabila anda menggunakan HTML dalam email anda, anda perlu mengikuti garis panduan tertentu untuk mengelakkan email anda masuk ke folder spam.
Mailchimp mencadangkan praktik terbaik HTML yang berikut untuk email:
- Kekalkan lebar email diantara 600 dan 800 pixel. Ini memudahkan pembacaan dan sesuai dengan ’email client preview panes’.
- Ingat bahawa sesetengah program email mungkin tidak menunjukkan gambar, jadi, jangan letakkan apa-apa maklumat penting dalam gambar.
- Gunakan code yang mudah, terutamanya CSS. Jangan gunakan JavaScript atau Flash kerana ia mungkin kelihatan seperti ancaman (threat) dan penapis spam mungkin menganggapnya sebagai ancaman keselamatan. Selain itu, dan banyak email klien yang tidak menyokongnya.
- Pastikan email anda kelihatan baik dalam telefon (mobile-friendliness). Gunakan butang yang mudah ditekan, gambar kecil yang cepat loading, dan font yang mudah dibaca pada skrin kecil.
- Gunakan font yang kelihatan baik pada semua device. Contohnya ialah font Arial, Verdana, dan Georgia.
- Periksa sebarang link dalam tandatangan email anda. Jangan link ia ke website yang mungkin kelihatan seperti spam.
Akhir sekali, anda disarankan untuk cuba tulis kebanyakan email anda sebagai teks, bukan HTML. Selain itu, sertakan logo syarikat anda dan sedikit warna boleh membuat orang lebih cenderung untuk membaca email anda.
3. Tajuk Email Anda Mengelirukan atau Menggunakan Perkataan yang Kelihatan Seperti Spam
Tajuk e-mel adalah perkara pertama yang dilihat orang, jadi ia perlu nampak menarik dan membuat orang ingin membuka email tersebut. Tetapi dalam masa yang sama, ianya mesti jujur. Tajuk yang mengelirukan bukan sahaja tidak profesional; ia juga menyalahi undang-undang di bawah Akta CAN-SPAM.
Menurut Litmus, lebih daripada 50% penerima email melaporkan bahawa mereka berasa tertipu untuk membuka email berdasarkan tajuknya. Ini boleh menyebabkan orang menandakan email anda sebagai spam atau mendorong pengguna untuk berhenti melanggan (unsubscribe).
Bagaimanakah rupa tajuk yang mengelirukan? Berikut adalah beberapa contoh:
- Menggunakan “RE” atau “FW”: Jangan mulakan tajuk anda dengan “RE” kecuali anda benar-benar ingin membalas mesej sebelumnya. Ia adalah tipu muslihat yang jelas. Menggunakan “FW” boleh membuat orang berfikir sama ada mereka mengenali anda sedangkan ianya tidak.
- Mesej peribadi palsu: Tajuk seperti “Adakah saya terlupa telefon saya di tempat anda?” atau “Adakah anda pernah dengar tentang [nama orang]?” boleh menyebabkan penerima mempersoalkan sama ada mereka mengenali penghantar.
- Tuntutan (claim) yang berlebih-lebihan: Sesetengah tajuk bukanlah penipuan tetapi ianya terlalu berlebih-lebihan. Pastikan tajuk anda sepadan dengan apa yang ada dalam email.
Kekalkan profesionalisme dalam tajuk email anda. Elakkan penggunaan HURUF BESAR (ALL CAPS) dan sentiasa periksa kesalahan ejaan atau tatabahasa. Alat seperti Grammarly boleh membantu mencari kesilapan yang mungkin menjadikan email anda kelihatan seperti spam.
Baik, sekarang anda tahu apa yang tidak perlu dilakukan. Berikut pula adalah cara untuk membuat tajuk yang baik. Hubspot mengatakan:
- Mulakan dengan kata kerja tindakan (action verbs)
- Jadikan tajuk tersebut kedengaran terdesak (urgent) dan penting (tanpa mengelirukan/menipu)
- Mengemukakan soalan yang menarik atau yang boleh mencetuskan pemikiran mereka
Sila ingat: Apa sahaja tajuk yang anda pilih, pastikan kandungan email anda memenuhi janjinya. Jika gagal berbuat deminikian, ianya boleh merosakkan reputasi anda.
4. Tiada Kebenaran/Izin Penerima
Ianya mudah: undang-undang privasi online, seperti GDPR, memerlukan anda untuk mendapat kebenaran daripada penerima sebelum menghantar email kepada mereka. Ini bermakna anda bukan sahaja tidak digalakkan, malah membeli senarai email untuk mendapatkan akses pantas kepada kenalan juga menyalahi undang-undang.
Walaupun orang memberikan email mereka di website anda, mereka perlu menyatakan dengan jelas bahawa adakah mereka ingin menerima email daripada anda, terutamanya jika mereka tinggal di EU. Anda boleh bertanya kepada mereka semasa mereka membuat akaun, pada borang (contact form), atau dengan kotak yang boleh mereka tandakan untuk mengatakan ya.
Walaupun peraturan ini tidaklah ketat di U.S., ia masih merupakan praktik terbaik. Memandangkan terdapat jumlah email yang tinggi yang diterima orang pada masa kini, jika mesej anda tiba-tiba muncul dalam inbox seseorang tanpa permintaan mereka, kemungkinan besar mereka anda menandakannya sebagai spam.
5. Kandungan yang Mencetuskan Filter Spam (Perkataan yang kelihatan seperti spam)
Penapis Spam mencari perkataan tertentu. Jika email mengandungi terlalu banyak perkataan ini bersama beberapa ‘red flag’ yang disebut dalam senarai ini, ia mungkin dihantar ke folder spam. Beberapa kata kunci pencetus spam termasuklah:
- “Percuma”
- “Harga terendah”
- “Pendapatan tambahan”
- “Wang mudah”
- “Tiada kos”
- Beberapa tanda seru atau tanda dolar berturut-turut (seperti !!! atau $$$)
- Perkataan dengan spacing yang banyak atau tanda baca tambahan
- Perkataan semua dalam HURUF BESAR
Ini biasanya perkataan jualan (sales word) atau perkataan yang cuba menipu penapis spam (seperti space tambahan). Ianya tak mengapa jika anda menggunakan hanya beberapa sahaja perkataan diatas , tetapi jika menggunakan terlalu banyak, ianya boleh menyebabkan masalah.
Sesetengah kata kunci ini sukar dielakkan, terutamanya dalam email e-commerce atau kewangan. Untuk mengurangkan masalah ini, anda boleh menggunakan bahasa yang pelbagai dan menyusun semula struktur ayat anda (rephrase) secara kreatif.
Yang paling penting, cuba elakkan bahasa jualan yang agresif (salesy language) dan ikuti praktik terbaik untuk menulis email yang kami telah nyatakan di sini.
6. Anda Tidak Memasukkan Pilihan Berhenti Langganan (Unsubscribe Option)
Undang-undang seperti Akta CAN-SPAM A.S. mewajibkan email anda menyediakan mekanisme berhenti langganan (unsubscribe) yang jelas. Apabila seseorang mengklik link “berhenti langganan” ini, anda mesti berhenti menghantar email kepada mereka dalam masa 10 hari, dan anda tidak boleh menjadikannya sukar untuk mereka melakukan tindakan ‘unsubscribe’ ini.
Anda mungkin fikir, “Mengapa ingin memudahkan orang meninggalkan senarai email saya?” Tetapi ia sebenarnya boleh membantu anda, jika email anda bagus. Dengan memberikan orang cara mudah untuk berhenti menerima email dapat menunjukkan bahawa syarikat anda jujur dan boleh dipercayai.
Jika anda menyembunyikan atau tidak mempunyai cara untuk berhenti melanggan (unsubscribe), orang akan marah. Mereka mungkin akan mengatakan perkara buruk tentang email anda secara online (berita tersebar cepat di internet) dan secara umumnya akan tidak menyukai syarikat anda.
7. Maklumat ‘Daripada’ yang Tidak Tepat atau Mengelirukan
Salah satu sebab utama email anda mungkin masuk ke spam adalah kerana maklumat ‘Daripada’ yang tidak tepat. Baris ‘Daripada’ memberitahu orang siapa yang menghantar email tersebut. Ia mestilah tepat dan tidak menipu (mengelirukan). Sebagai contoh, ‘website tools’ seperti plugin contact form mungkin menghasilkan email ‘palsu’ (spoof emails) dengan butiran ‘Daripada’ yang boleh mencetuskan amaran spam.
Jika email contact form anda masuk ke spam, penyelesaiannya mudah sahaja. Pastikan bahagian ‘Daripada’ dalam setting contact form anda menggunakan alamat email admin website anda, bukannya alamat email yang dimasukkan ke dalam borang. Jika anda menggunakan contact form untuk menghantar email notifikasi kepada diri sendiri, pastikan juga alamat ‘Daripada’ dan ‘Kepada’ adalah berbeza.
8. Anda Belum Setup Pengesahan Email dengan Betul
Satu lagi punca mengapa maklumat ‘Daripada’ yang tidak tepat dalam email anda adalah apabila pengesahan email tidak di-setup dengan betul melalui platform seperti Mailchimp atau mana-mana perkhidmatan yang serupa.
Pengesahan (Authentication) membolehkan servis menghantar email bagi pihak anda, dan memastikan ia muncul dengan nama domain anda walaupun dihantar oleh pihak ketiga. Jika ini tidak di-setup dengan betul, email anda mungkin akan terus masuk ke folder spam.
Terdapat beberapa jenis pengesahan email, seperti DomainKey Identified Mail (DKIM), Sender Policy Framework (SPF), dan DMARC.
DKIM menggunakan ‘encryption key’ dan tandatangan digital untuk mengesahkan kesahihan email itu. SPF memeriksa sama ada alamat IP penghantar berada dalam senarai IP yang diluluskan. DMARC beroperasi secara berbeza, iaitu memerlukan kedua-dua DKIM dan SPF tersebut diaktifkan dan membolehkan penghantar menunjukkan bahawa email mereka dilindungi oleh DKIM atau SPF.
9. Memasukkan Terlalu Banyak Lampiran (Attachments)
Lampiran sering kelihatan seperti spam kerana ia boleh membawa program komputer yang berbahaya (seperti malware dan virus). Ianya lebih baik jika anda tidak menghantar sebarang lampiran, terutamanya dalam surat berita (newsletters). Jika memang perlu menghantar fail, pastikan penerima dimaklumkan terlebih dahulu dan hadkan bilangan fail yang dilampirkan kepada satu email sahaja.
Apabila anda ingin berkongsi fail, cara yang lebih selamat adalah dengan meletakkannya di ‘cloud storage’ seperti Google Drive atau Dropbox terlebih dahulu. Kemudian, anda boleh meletakkan link ke fail tersebut dalam email anda. Ini membantu email anda supaya tidak kelihatan seperti spam.
Kesimpulan
Banyak perkara boleh menyebabkan email anda masuk ke folder spam, seperti tajuk yang mengelirukan atau kandungan yang mengaktifkan penapis spam. Walau apa pun sebabnya, adalah penting untuk anda menyelesaikan masalah ini dengan segera. Ini membantu mengoptimumkan pulangan pelaburan (return on investment) anda dan mengekalkan kepercayaan terhadap syarikat anda.
Dengan menyelesaikan isu-isu ini dengan segera dan menggunakan garis panduan ’email marketing’ yang baik, anda boleh mengelakkan mesej anda daripada diklasifikasikan sebagai spam. Selain itu, menggunakan praktik yang baik ini juga boleh meningkatkan impak komunikasi anda dan berpotensi menukarkan pelanggan anda kepada pembeli.
